Begreppet "operativ" refererar till en grupps handlingar, tankeprocesser och arbete satt i relation till sin uppgift. Det gruppoperativa konceptet lägger betoningen på två moment: uppgiften och gruppen (dvs den sociala aspekten). Teorin baseras på idén att varje grupp har en uppgift och att många av de svårigheter som uppkommer i en grupp har med uppgiftens fullgörande att göra. Genom konstruerandet av en triangel - som utgörs av gruppen, uppgiften och teamet (samordnare och observatör) - möjliggör den gruppoperativa metoden för familjer och arbetsgrupper att bättre varsebli, förstå och övervinna hinder ... så att man kan tänka, handla och slutligen utveckla nya sätt att tänka och finna lösningar.
Sessionerna varar 1,5 timmar. I gruppen finns mellan 7 och 15 medlemmar. Samordnaren har en annan uppgift än gruppen. Samordnaren hjälper gruppen att länka samman medlemmarnas bidrag med uppgiften genom sina påpekanden och tolkningar av ångest, svårigheter och hinder.
Under idealiska förhållanden arbetar samordnaren ihop med en observatör; tillsammans bildar de ett "team". I denna gruppoperativa setting finns ytterligare en roll - den person som presenterar information under 10-20 minuter i början av sessionen; detta kan bland annat ske genom en gruppmedlem.
Ett viktigt begrepp är "emergent", vilket används endast inom denna gruppram (setting). Emergenten utgörs av sådana element som illustrerar innebörden i varje specifik gruppsituation. Den är en indikator på det som händer i gruppen (det latenta). De fenomen, som benämns emergenter, undersöks och analyseras för att på så sätt deras drivkrafter, "varför", syfte, orsaker, innebörd, "hur" etc ska uppenbaras. Ofta utgörs emergenten av en individ som drar uppmärksamheten till sig genom sitt uppträdande i en specifik gruppsituation (gruppens latenta struktur). Genom en grupps emergenter blir de ideologiska elementen synliga. Dessa spelar en roll vid gruppens grundande och utveckling.
Medan gruppen arbetar med sitt tema upptäcker och tolkar samordnaren emergenterna, varvid den tematiska nivån länkas till den dynamiska. Under sessionen följer observatören emergenternas "kurs" och rapporterar härom innan sessionen avslutas. "Rapporten" blir en "global" och retrospektiv sammanfattning av grupprocessen och uppgiftens utveckling.
Inför den påföljande analysen av emergenterna går samordnaren igenom observationsrapporterna och sammanställer en lista med emergenter. Materialet struktureras genom att fokus läggs på tre emergenter under varje session: emergenten vid sessionens början, den i mitten och den vid sessionens avslutning.
Den första emergenten indikerar gruppens situation vid sessionens början: Hur öppnar gruppen sessionen? Vilken är utgångspunkten för dagens arbete?
Den centrala emergenten uppträder fram emot sessionens mitt, det vill säga mellan sessionens början och observatörens rapport. Den indikerar gruppens centrala problem under den aktuella sessionen.
Den tredje emergenten slutligen visar på sessionens slut. Hur slutar sessionen? Vart har gruppen kommit?